Veranstaltungen nachhaltiger organisieren - Tagungen, Feste, Messen

Zusammenkommen um gemeinsam zu essen, zu trinken und uns auszutauschen, ist ein wichtiger Bestandteil des gesellschaftlichen Lebens. Veranstaltungen können Neueröffnungen, verkaufsoffene Sonntage sowie Diskussionsrunden oder Workshops umfassen. Um bei der Planung dieser Formate verstärkt auf Nachhaltigkeit zu achten, stellen wir Ihnen hier eine hilfreiche Liste zu Verfügung. In diesen Bereichen können Sie bei der Veranstaltungsplanung auf Nachhaltigkeit achten.

1. Format, Standort, Anreise
2. Versorgung
3. Ausstattung, Beschaffung
4. Bilanzierung, Kompensation

Nachhaltigkeit kann als ganzheitliches Konzept bei jedem Schritt der Planung mitgedacht werden. Die Richtlinie „4 R“ kann für alle Entscheidungen bei der Eventplanung gedacht und berücksichtigt werden.

Die „4 R“ sind: refuse, reduce, reuse und recycle.

1. Format

Was ist ihr Ziel, wer ist ihre Zielgruppe? Wenn Sie Antworten auf diese Fragen haben, können Sie sich für ein Format für ihre Veranstaltung entscheiden. Abzuwägen, ob eine Veranstaltung virtuell oder in Präsenz stattfinden soll, ist dabei einer der ersten Schritte.

2. Standort

Wenn Sie sich für eine Veranstaltung vor Ort entschieden haben gibt es einige Aspekte auf die Sie bei der Standortwahl achten können.

3. Anreise

Die Wahl des Standortes entschiedet auch maßgeblich darüber welches Mobilitätsangebot durch die Teilnehmerinnen und Teilnehmer genutzt wird. Der öffentliche Nahverkehr ist emissionsarm und sollte nach Möglichkeit genutzt werden.

Das Catering für Veranstaltungen ist häufig das Herzstück. Im geselligen Zusammensein eine leckere Mahlzeit genießen, führt zu gelassener Atmosphäre und lässt entspanntere und kleine Runden für Gespräche zu.

Die Auswahl der Speisen ist auch von der Zielgruppe und dem Format der Veranstaltung abhängig. Doch allgemein kann bei der Planung von Speisen und Getränken auf verschiedene Aspekte Rücksicht genommen werden: Regionalität, saisonale Speisen und Fair gehandelte Produkte. Weiterhin sollte es jedem schmecken, also sollten auch vegetarische und vegane Optionen berücksichtigt werden. Ein weiterer Punkt beim Verzehr ist die Müllvermeidung und Nutzung von Mehrwegsystemen¹, sowie die Vermeidung von Resten. Dazu sollte nach Möglichkeit Geschirr vorhanden sein, vielleicht können Sie auf Einwegartikel verzichten oder Leitungswasser in Karaffen anbieten. Auch Übriggebliebenes kann weitergegeben werden: Sie können Papiertüten für Gebäck anbieten oder die Teilnehmenden fragen, ob Sie Behälter mitbringen können.

Hier stellt sich je nach Format und Standort die Frage was benötigt wird: Sind Tischdecken notwendig, können diese geliehen werden? Wenn Bestuhlung geliefert wird, sind kurze Transportwege wünschenswert. Das Abwägen zwischen Leihen und Kaufen ist je nach Gegenstand, Nutzung und Lagerung komplex und muss gegeneinander abgewogen werden. Ebenfalls fällt hierunter der Aspekt der Ausstattung, kann die Agenda online versendet werden, statt sie zu drucken. Welche Art von Werbeartikel sind wirklich sinnvoll?

Vermeidung von unnötigem Verbrauch ist das Ziel. Dies funktioniert unteranderem durch Beachtung von Energiesparmaßnahmen beim Kühlen und Heizen sowie der Beleuchtung. Bei der Auswahl ihrer Eventlocation können diese Punkte mitberücksichtig werden.

Ebenfalls kann energieeffizient und gesundheitsfördernd gelüftet werden. Co2 zu reduzieren soll das Ziel sein. Doch es gibt notwenige Aktionen, die Sie jedoch im Nachgang bilanzieren und kompensieren können. Sie können Klimaschutzprojekte fördern und dies in ihre Kommunikation aufnehmen und so erneut Sichtbarkeit erlangen.