Digitalisierung der Buchhaltungsprozesse
- Die meisten Fehler in der Buchhaltung lassen sich beheben
- Große Zeitersparnisse bei kleinem Aufwand
- Belege lassen sich leicht ablegen und wiederfinden
- Zusammenarbeit mit Steuerbüros vereinfacht sich drastisch
- Ressourcen schonen mit einem papierlosen Büro
Prozessabläufe der digitalen Buchhaltung
In unseren digi.coachings weisen wir Händlerinnen und Händler immer wieder darauf hin, dass Digitalisierung nicht automatisch bedeutet, einen Onlineshop einzuführen. Zum Glück glauben das immer weniger unserer gecoachten Handelsunternehmen. Die Digitalisierung im Handel betrifft besonders interne Aufgabenbereiche wie die Buchhaltung. Denn im Handel sind in internen Geschäftsprozessen erhebliche Potentiale verborgen, um Abläufe zu erleichtern und Kapazitäten für alle Bereiche freizusetzen. Werfen wir hier einen Blick auf eines der aktuell am häufigsten nachgefragten Themen: die Buchhaltung!
Möglichkeiten der digitalen Belegerfassung
Die digitale Belegerfassung vereinfacht die Art und Weise, wie Handelsunternehmen ihre Belege verarbeiten. Statt Papierdokumente manuell zu erfassen und abzulegen, können Belege mithilfe von Scannern oder Smartphone-Apps schnell digitalisiert werden. Diese digitalen Belege können dann in eine Buchhaltungssoftware hochgeladen, wo sie automatisch kategorisiert und archiviert werden. Dadurch wird nicht nur der Platzbedarf für physische Akten reduziert, sondern auch die Bearbeitungszeit erheblich verkürzt.
Digitalisierung analoger Belege
Selbst kleinste Handelsunternehmen, die bisher ausschließlich mit Belegen in Papierform gearbeitet haben, können von der Digitalisierung ihrer Belege profitieren. Mithilfe von Scannern oder Standardsoftware können Papierdokumente einfach in digitale Formate umgewandelt werden. Diese Digitalisierung ermöglicht es, die Effizienz des gesamten Rechnungswegs zu steigern. Von der Erfassung, über die automatische Bezahlvorschläge bis zur Weiterleitung an das Steuerbüro können alle Schritte ohne komplizierte Zwischenschritte erfolgen.
Rechnungseingang und Rechnungsausgang
Die digitale Belegerfassung vereinfacht die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Belege verarbeiten. Statt Papierdokumente manuell zu erfassen und abzulegen, können Belege mithilfe von Scannern oder Smartphone-Apps schnell digitalisiert werden. Diese digitalen Belege können dann in eine Buchhaltungssoftware hochgeladen, wo sie automatisch kategorisiert und archiviert werden. Dadurch wird nicht nur der Platzbedarf für physische Akten reduziert, sondern auch die Bearbeitungszeit erheblich verkürzt. Die Vorteile sind demnach:
- Vereinfachte Verarbeitung
- Schnelle Digitalisierung
- Automatische Kategorisierung
- Platz- und Zeitersparnis
Weiterleitung an das Steuerbüro
Eine der größten Herausforderungen für Unternehmen ist die effektive Zusammenarbeit mit ihrem Steuerberater. Die Digitalisierung erleichtert jedoch auch diesen Prozess erheblich. Digitale Buchhaltungssysteme ermöglichen eine nahtlose Weiterleitung aller relevanten Daten an den Steuerberater. Dies minimiert Übertragungsfehler und erleichtert die Zusammenarbeit bei der Erstellung von Steuererklärungen und Jahresabschlüssen. Vielleicht müssen Sie nie wieder einen Beleg suchen! Insgesamt bietet die Digitalisierung der Buchhaltung eine Vielzahl von Vorteilen, darunter verbesserte Effizienz, erhöhte Genauigkeit und gesteigerter Komfort. Unternehmen, die auf moderne Buchhaltungslösungen setzen, können Kosten senken, Zeit sparen und ihre finanzielle Leistungsfähigkeit verbessern.
Buchhaltung in der "Schuhhandel Frankfurt GmbH"
Um die Vorteile der Digitalisierung des Belegwesens zu verdeutlichen, betrachten wir den Ablauf einer Lieferung in einem fiktiven kleinen Händlers namens "Schuhhandel Frankfurt GmbH".
Erfassung des Lieferscheins
Nachdem die Schuhhandel Frankfurt GmbH eine Lieferung von Waren erhalten hat, wird der dazugehörige Lieferschein eingescannt oder mit einer speziellen App fotografiert, um eine digitale Kopie zu erstellen. Diese digitale Version wird in die Warenwirtschaftssystem des Unternehmens hochgeladen und der Wareneingang damit verbucht. Dabei werden relevante Informationen wie Lieferdatum, gelieferte Artikel und Mengen automatisch erfasst und in die Datenbank eingetragen. Dies reduziert manuelle Eingriffe und minimiert Fehlerquellen.
Erfassung der Rechnung
Sobald die Rechnung für die gelieferten Waren eintrifft, wird auch sie digitalisiert. Die Rechnung wird automatisch in digitaler Form eingelesen (hier geht es zum Artikel E/X Rechnung), eingescannt oder mit einer App mobil erfasst und in die Buchhaltungssoftware hochgeladen. Die Software erkennt automatisch, dass die Rechnung mit dem zuvor erfassten Lieferschein verknüpft ist und gleicht die Daten ab. Durch automatische Abgleiche wird die Genauigkeit der Buchführung erhöht und Doppelungen oder Fehler vermieden.
Weiterleitung an die Buchhaltung und Bezahlung
Nachdem sowohl der Lieferschein als auch die Rechnung erfasst wurden, werden sie automatisch an die Buchhaltungsabteilung weitergeleitet. Dort kann die Buchhaltung die Daten überprüfen und gegebenenfalls manuelle Anpassungen vornehmen. Da alle Informationen digital vorliegen, können die Buchhalter schnell auf alle relevanten Daten zugreifen und ihre Arbeit effizienter erledigen. Die Bezahlung der Rechnung kann über automatisierte Zahlläufe erfolgen, die nur noch freigegeben werden müssen.
Weiterleitung an die Steuerberatung
Sobald die Buchhaltungsabteilung die Daten geprüft hat, werden sie an die externe Steuerberatung der Schuhandel Frankfurt GmbH weitergeleitet. Dies geschieht ebenfalls digital, entweder durch den Export der Daten aus der Buchhaltungssoftware oder durch die Bereitstellung eines temporären Zugangs für den Steuerberatung. Die Steuerberatung kann dann die Daten verwenden, um die Steuererklärungen und Jahresabschlüsse der Schuhhandel Frankfurt GmbH vorzubereiten.
Checkliste zur Einführung einer Buchhaltungssoftware
- Anforderungsanalyse - Analyse der aktuellen Buchhaltungsprozesse und Identifizierung von Schwachstellen.
- Softwareauswahl - Recherche und Auswahl einer passenden Buchhaltungssoftware basierend auf Kosten und Funktionalität.
Klassiker sind DATEV, Lexware, Sage oder WISO. Aber auch speziellere Anwendungen, wie "Get my Invoice" aus Kassel oder DocuWare könnten für Sie passen.
- Implementierung - Installation und Konfiguration der ausgewählten Software entsprechend die Branchenanforderungen Ihres Handelsunternehmens.
- Schulung - Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die effektive Nutzung der neuen Software.
- Kommunikation - Kommunikation der Vorteile der neuen Software und des Veränderungsprozesses an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
- Support - Bereitstellung von kontinuierlichem Support für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter während der Anpassungsphase.
- Überwachung und Anpassung - Überwachung der Leistung der Software und Anpassung der Prozesse bei Bedarf.
Fazit
Durch die Digitalisierung des Belegwesens werden nicht nur Zeit und Ressourcen gespart, sondern auch die Genauigkeit und Nachvollziehbarkeit der Buchführung verbessert. Fehlerquellen werden minimiert, und die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen sowie mit externen Partnern wie der Steuerberatung wird erleichtert. Insgesamt bietet die Digitalisierung einen klaren Wettbewerbsvorteil und trägt zur Effizienzsteigerung im gesamten Handelsunternehmen bei.
Händlerinnen und Händler, die diese Technologien nutzen, können von einer verbesserten Prozessqualität, Kosteneinsparungen und einer gesteigerten Wettbewerbsfähigkeit profitieren. Es ist daher ratsam, sich jetzt mit den Anforderungen und Möglichkeiten der digitalen Rechnungsstellung vertraut zu machen und diese in die eigene Geschäftsstrategie zu integrieren.
Hilfe bei der Umstellung
Wir stehen Ihnen auch zu diesem Thema gerne kostenfrei helfend zur Seite. Sprechen Sie mit uns über Software, Einführung und Fördermöglichkeiten ihrer Vorhaben im Bereich der digitalen Geschäftsprozesse. Buchen Sie ein digi.coaching. Wir melden uns umgehend bei Ihnen.
Der obenstehende Artikel ist keine Rechtsberatung. Sie dient lediglich der Information und Orientierung. Für eine konkrete rechtliche Prüfung Ihres Einzelfalls sollten Sie sich direkt an unseren Mitgliederservice wenden.
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